Заказчик
Логистическая транспортная компания, осуществляющая перевозки грузов из Японии и Кореи во Владивосток.
Проблема клиента
Компания столкнулась с неэффективностью ручных процессов:
- Учет велся в двух отдельных Excel-файлах (Япония и Владивосток), что приводило к дублированию данных и ошибкам.
- Формирование грузовых документов (манифестов, коносаментов) выполнялось вручную, увеличивая временные и финансовые затраты.
- Попытка внедрения 1С не увенчалась успехом — система не учитывала специфику бизнеса.
- Процесс фото-описи грузов был трудоемким: сотрудники вручную загружали фотографии, номера кузовов часто путались.
- Менеджеры тратили много времени на ручную переписку с клиентами для сбора данных.
Требовалось комплексное решение, которое:
✅ Автоматизирует учет и документооборот.
✅ Исключит дублирование и потерю данных.
✅ Упростит работу сотрудников.
✅ Ускорит взаимодействие с клиентами.
Наше решение
Выполнение проекта осуществлялось в соответствии с этапами работ:
- Аналитика и подготовка ТЗ
Чтобы облегчить переход для пользователей был найден элемент управления по пользовательскому взаимодействию напоминающий работу Excel и Google Spreadsheet для веб приложения. Заказчику было важно быстро вносить информацию о новых автомобилях из Excel через горячие клавиши Ctrl + C , Ctrl + V. Было нужно протягивать значения в ячейках и тд.
Был собран быстрый прототип и проведено демо заказчику. Эксперимент удался и заказчик согласовал использование данного типа пользовательского интерфейса.
Далее были проведены работы
- По оптимизации существующих файлов. Были убраны лишние столбцы и поля, убрали всю ненужную информацию из первоисточника
- Было подготовлено техническое задание, определена этапность работ и стоимость
2. Первый прототип. Реализация административной панели для учета грузов
В рамках первого прототипа было принято решение сделать первый прототип для учета грузов в админ панели на стороне Японии, где сотрудники вносили новые автомобили и параметры автомобилей
Далее на отдельной вкладке добавлен инструмент для работы для сотрудников во Владивосткском филиале для указания параметров грузов и загрузки фотографий груза.
Были добавлены справочники и другая необходимая информация для работы системы.
В первом приближении мы добились успеха – веб приложение напоминало пользователям опыт работы с Excel, не было больше необходимости дублировать информацию .
После запуска в опытную эксплуатацию мы сразу столкнулись с проблемой: так как в системе с одним и тем же набором данных работало сразу много пользователей – пользователи перетирали данные друг друга. Мы столкнулись с задачей многопользовательского внесения информации. После нескольких спринтов работа программы была отлажена и мы получили готовый инструмент по работе с грузами. Грузовые документы все еще продолжали формировать в 1С.
Шаг 2. формирование документооборота
Как и на предыдущем шаге – работа была нетривиальная. Для каждого рейса должна была быть возможность сформировать грузовые манифесты и коносаменты. После анализа бизнес процессов были выработаны общие принципы по формированию коносаментов – они были перенесены в цифровой вид, настроены процессы по формированию документов. На этой стадии мы заменили 1С и веб приложение заменило функционал 1С по формированию документов. Процесс был существенно упрощен для заказчика. Для груза в системе проставлялся номер рейса и по нажатию 1 кнопки в системе – все документы были готовы в течение 1 минуты. Далее оставалось только распечатать и отдать в таможню для оформления
Шаг 3. Мобильное приложение для формирования фото – описи
После всех улучшений процесс все еще требовал ручной работы от сотрудников. Фото опись автомобилей осуществлялась как на стороне Японии на погрузке, так и во Владивостоке на выгрузке. Специально обученный сотрудник с фотоаппаратом делал фотографии каждого автомобиля (на рейсе бывает более 100 авто) и в конце дня вручную загружал на FTP хранилище данные об автомобилях предварительно создав папку на диске с номером кузова. Далее эти фотографии попадали на сайт компании и были доступны для просмотра. Эти ручные операции отнимали много времени сотрудников, номера кузовов не всегда указывались верно, фотографии не синхронизировались с вновь разработанной системой.
Первым делом был разобран текущий бизнес процесс, сформировано ТЗ и прототипы экранов. В финальном варианте в мобильном приложении сотрудник вбивает номер кузова и делает фото. После завершения – фото сразу отправляются на сервер и становятся доступны для просмотра на сайте
Шаг 4. Оффлайн режим для приложения и другие эксперименты
После запуска мобильного приложения сразу стало понятно что интернета в трюме на погрузке нет и приложение не может отправлять данные на сервер. Была добавлена синхронизация с сервером. Таким образом фотографии сохраняются в локальном хранилище мобильного приложения и отправляются на сервер только по запросу пользователя в момент когда сеть Интернет доступна.
Шаг 4. QR коды и идентификация автомобиля по NFC метке
QR коды
Далее были продолжены эксперименты с идентификацией автомобиля. Для поиска автомобиля в мобильно приложении все еще требовалось много времени. Нужно было найти номер кузова и вбить его в приложении для поиска. Выход был найден – для каждого автомобиля генерировался QR код, который наносился на стекло автомобиля. Наклейка этикетки должна была производится на момент погрузки автомобиля в Японии на лобовое стекло. На момент разгрузки пользователям уже не требовалось искать номер кузова, было достаточно считать QR код.
Была реализована интеграция с компактным принтером по Bluetooth который печатал этикетки по команде с мобильного приложения. Было доработано мобильное приложение для того, чтобы искать автомобиль в мобильном приложении по QR коду.
В момент опытной эксплуатации стало понятно, что краска на наклейках выцветает и требуется более надежное решение для идентификации автомобиля. Этикетки были заменены на более качественные и процесс продолжился, но мы решили провести еще один эксперимент: NFC метки
Процесс был схож с отработанным и проверенным ранее. Метка наносилась на автомобиль на момент погрузки и считывалась на момент разгрузки мобильным приложением. Мы доработали мобильное приложение таким образом, чтобы была возможность в NFC метку записать номер кузова и считать ее мобильным телефоном на момент грузки для открытия карточки авто, чтобы можно было сделать фото опись. Все фотографии автоматически привязывались к авто с соответствующим номером кузова
Шаг 5. Реализация запроса данных от пользователя
Много данных о для растаможки груза запрашивалось от клиентов в ручную менеджерами по email. Менеджеры тратили много времени на формирование email запросов в ручную, а потом на разбор ответов для внесения в систему.
После анализа существующих бизнес процессов было принято решение реализовать автоматический запрос данных. Новый процесс выглядел так: менеджер выбирает груз и нажимает на кнопку отправки запроса. Система генерирует уникальную ссылку (которую невозможно подобрать подбором) и отправляет клиенту. Клиент получает ссылку в email / whatsapp и по ссылке открывает веб страницу, доступную без авторизации в которой ему предполагается заполнить информацию для оформления груза.
Было принято решение сразу не загружать информацию в систему после внесения клиентом, а добавить дополнительный этап проверки менеджером. Таким образом, менеджер после внесения клиентом информации должен ее проверить и только после проверки данные попадают в систему.
В результате проделанной работы мы избавили менеджеров от ручной работы и полностью автоматизировали процесс запроса данных от пользователей, который не требует от пользователей дополнительной авторизации
Шаг 6. Разработка личного кабинета для клиентов
По многочисленным запросам от клиентов был инициирован процесс разработки личного кабинета пользователя. У клиента логистической компании должен был появиться инструмент, который позволяет просмотреть Список всех автомобилей и данных по ним, просмотреть фотографии.
Результаты работ
✔ Исключены ручные процессы и дублирование данных.
✔ Документы формируются в 60 раз быстрее.
✔ Фото-опись занимает минуты вместо часов.
✔ Клиенты получают данные без задержек.
✔ Компания сэкономила сотни рабочих часов в месяц.
Почему стоит выбрать кастомную разработку от Easy-prog.com?
🔹 Индивидуальный подход — решение адаптировано под ваш бизнес.
🔹 Экономия времени и денег — автоматизация сокращает издержки.
🔹 Гибкость и масштабируемость — система растет вместе с вами.
🔹 Надежность — данные защищены, процессы оптимизированы.
Хотите такую же эффективную систему для вашего бизнеса?
👉 Оставьте заявку — автоматизируем рутину и повысим прибыльность!
